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その他総合

コミュニケーションツール

電話やFAX、LINEなどみなさんの職場ではどのようなコミュニケーションツールを使用されていますか?

うちは運営本部や施設拠点を合わせて20以上あり、その中で使用しているコミュニケーションツールが自分には使い難くて困っています。

ツール名を出すと企業名が推測されそうなのでツール名は出しませんが、イメージとしてはLINEに近いです。

運営本部がグループの作成、メンバー登録などを管理し、グループはざっくりしたキーワードで分類され、10グループ以上あります。1グループには何十人も登録されています。

拠点間の連絡が公開されるので情報が共有化されるメリットはありますが、逆に自分の拠点や業務に関係のない情報であふれていて、時折大事なメッセージを見逃してしまいます。

PCのメールだと件名、送信者で振り分けたり、重要度やフラグをつけて、対応を忘れないようにマークできますが、このツールは件名がないし、振り分けも出来ません。TO(宛先)を付けずにメッセージを送れるので、誰に対してなのか分かりづらいです。既読を未読に戻すことはできますが、未読にしてもスクロールで画面に表示してしまうと無意識のうちに未読が外れてしまいます。

メッセージの検索はできますが、キーワードが当たらないと見失います。例えば、利用者の斎藤様のサイトウの漢字違い。

アナログ的に手帳に書き込んで管理した方がいいのかな。

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おもしろそうですね。

グループで情報共有するのは、興味深いです。おもしろそうです!

私のところは、電話、FAX、PCメール、携帯メール、あとは、書類の回覧です。

電話に関しては、緊急時以外はほとんど使用しません。尚且つ、電話の内容は、メモをとるようにしていますね。

「言った」「言わない」のトラブルを避けるために。

特に、行政関係は、通話内容をきちんと記録に残します。

FAXはあまり使用しません。

ほとんどが、メールと回覧です。

回覧も期日を決めて、回収します。
メールも、当たり前ですが、返信があることで確認しています。

情報や連絡などの一方通行を避けるためには、アナログな部分も必要なのではないでしょうか。

私は、あまり機械やシステム?に詳しくないのですが、グループのツールに興味をひかれましたので、コメントしてみました。

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使い分けてます

お疲れ様です。
情報共有だけでなく、情報の体系化は重要ですよね。

弊社は異業種複数部門の介護部門なのですが、本社発信のビジネスSNSがあります。
これは、会社全体の連絡ツールとして利用しています。

介護グループの情報共有はメールです。
いち事業所レベルでは、自分で選んだビジネスSNSを独自に使っています。
スタッフ用申し送りノート、連絡ノートがわりに一つ。
管理者社員用に一つ。
私は、自分専用に一つ。
計三つです。

掲示板、チャット、カレンダー(個人と共用でわけられます)が実装されていますので、業務の進行表がわりに使ったり、各連絡事項に使いわけていますね。
例えば「タスク」ってスレは、やったらやった人が消す、のルールですのですっきりします。
利用者の記録スレは利用者ごとにわかれていて、時系列で情報を蓄積しています。
自分用は「実績変更事項メモ」とか、「長期的覚書」とか、業務の付箋がわりに使っています。
重宝しております。

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ライン

  • legnaさん

私の勤める施設では、ラインのグループ?を利用してます。

ただ、個人的にラインって、遊びのイメージが強いんです。だからラインで業務連絡来ると、違和感があります_:(´ཀ`」∠):_

また、業務連絡への返事をスタンプでされる職員が居たり、どこか旅行に行った時の写真を載せてきたりと、公私混同してる職員がいて、注意の一つも無い、というのも違和感の一つです。

会社の業務連絡は、通常の?メール方式の方が良いと思います。

?良い悪いでしたっけ?スマホだと質問を見直しながらの書き込みが出来ないので、違ってたらすみません。

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主 コンシダーさん

コメントありがとうございます。
やっぱり「言った」「聞いてない」とならないように
このコミュニケーションツールを使うように言われています。
でも、年齢とともに私の情報処理能力や記憶力が低下しており
うまいこと使いこなせていません(泣)

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主 さくら3096さん

コメントありがとうございます。
御社はすごくIT化が進んでいらっしゃいますね。
うちは一般連絡から承認、決裁が必要な書類や稟議書まで
このツールに押し込めるから、訳分からなくなります。
PCメールとワークフローシステムぐらいは分離して欲しいと
思っています。個人的にはこのツール一本では無理があると思ってます。

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主 legnaさん

コメントありがとうございます。
仕事でLINEを使っている所を時々耳にします。
私も同じでLINEはちょっと違和感がありますね。
LINEは便利とは思いますが、話の内容が変遷しますしね。
私にはちゃんと件名のあるメールが馴染みます。

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