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介護ノウハウ

介護施設におけるシフト勤務の自動生成ツールについて

  • tetsu_yuzuさん
  • 閲覧数:835
  • コメント:5

介護分野の経験は3年位ですが、現在はプータローです。その経験を活かして、自宅PCでシフト勤務の自動生成ツールをExcel VBAを使って作成しています。現在、胸突き八丁の段階ですが、何れネット上にアップロードする予定です。本ツールに興味のある方にできれば、評価・コメントを頂ければと思っています。
仕様概要
・介護職員数:最大35名
・夜勤者数:最大3名
・職員スキル:高・中・低の3段階で夜勤時に配慮
・夜勤:夜・明・休(普通休、有休、特休)
・希望勤務指定可能
・相性(夜、昼)
・日勤:早、昼、遅の3種類、休職
・常勤、非常勤の区分
・月カレンダー:1~31、16~15、21~20の3種
・勤務数:夜勤数、早、昼、遅の制限可能
など 
質問があればいただきたく

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質問かも

介護施設と言っても、特養、老健、有料、グループホーム、サ高住などなど色々ありますが、適用範囲はどこになるのでしょうか?
利用者数によって職員の配置数も決定します。そのような仕様になってますか?
管理者、生活相談員、サ責、看護師、機能訓練士など、絶対いないとならない職種の設定はありますか?
介護職以外にも事務員、厨房職、送迎職も必須です。
労働基準法の遵守は考慮されますか?常勤は週に2日の休日がありますか?労基法に違反するような配置にならないようにする必要があります。
パートの扶養内の勤務時間数の考慮も必要です。
完全自動でないとシフト作成補助ツールだと使いたくないですね。結局、人手が入るのを前提だと使えない。
まあソフトにやってもらいたいことは山ほどありますが、シフトの配置と改善を点数化して一定の点数以上になるまで改善を繰り返して欲しい。VBAで単純な順次処理だと無理なのかもしれませんが。

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主 貴重なアドバイスありがとうございました

舌足らずな部分が多々ありましたことをお詫びいたします。

・ターゲット:ご指摘のように、介護施設には特養、老健など様々な施設があります。規模も然ることながら、職員の職種・年齢・数・資格や提供サービスにおいて同じではありません。
今回、私が着目しているのは、介護職の領域です。他職種連携の職場ですから、理想的には全ての職種を対象にすることが求められますが、今回は介護の現場の部分最適で考えております。

・¥対象の規模と自動化範囲:比較的規模の小さい施設では、手作業でシフト勤務を準備するのはそれほど大変ではないと思われます。しかし、入所者が多くて職員も数が多くなれば、指数関数的に組み合わせは増えてきます。大規模な施設(過去、私の勤めていた老健では送迎、清掃、レク員、厨房員を含めて400人近くいました)では、体力的にも相応のパッケージを購入して対応しておりました。しかし、一番大変なのは、中規模で管理者が一人でシフト勤務表を作成している施設ではないかと理解しました。しかも、1~2日をこのシフト勤務表の作成に費やすさざるを得ない現場を持つところです。管理職としての職責からして、勤務表の作成を避けたいとの思いから始めた次第です。
シフト勤務表の作成はジグソーパスルにも似ています。ピース数が少ないと比較的短時間で解けますが、1000ピースを越えると膨大な時間がかかります。しかも、不足しているピースなどある場合、シフト勤務ではリソースが足りないとか、条件が折り合わず何千回ものシミュレーションを行っても答えがでない場合もあります。
このような場合は、最後は人手により「エイヤー」で解決をはかることを期待しています。従って、完全に自動化は難しいと考えていますが、自動化できる割合を増やすことが肝要と考えています。

・記述言語:また、勤務表や職員のリストや勤務条件などはExcelで管理するのに適しています。従って、Excel VBAを使うことは、これらの要求条件と符合していますし、言語機能としてCやC++などと比較して遜色はありません。既にプログラム規模は6000行にも及んでいます。

・労働条件等との関わり:労働条件に関してですが、ツール側でそのときの労働条件を取り込むことはしていません。これは、使用者が労働条件を定義するときに処々のパラメタとして定義されるものと考えています。問題は労働条件を定める記述パラメタがあることが必要です。例えば、常勤者の休み数は、条件値として定めていますが、n日/月としており2日/週とはしておりません。

・扶養控除との関係:また、非常勤者の扶養控除の範囲内の勤務は、原則、自己責任の範囲において、勤務可能時間を申請して頂くこととしています。

・独り言: 全てが連動するパッケージにはとても及びませんが、痒いところに少し手が届くことを目標に進めています。

様々な視点での批判・ご指摘をいただければありがたいと思っています。

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ユニット型として

  • 関西さん

利用者10名1ユニットを2個くっつけてスタッフのグループを形成します。
例)
ユニットリーダー1名(2ユニット両方のサポート)
ユニットスタッフ各5名(固定配置)×2

各ユニットで
早出1名
日勤1名
遅出1名
が必須

夜勤は2ユニットで1名

なので、ユニット型特養2ユニットで
早出2名
日勤2名
遅出2名
夜勤1名
が必要な出勤スタッフ数となります。

このグループが定員や配置によって複数存在します。
例)定員100名であれば5グループ
  なので介護スタッフ総数最低55名(夜勤5名)となります。

これはあくまでもすべてのスタッフが早出・日勤・遅出・夜勤をこなせ、週休2日の正職員という前提です。

これからは週休3日や出勤週3日とか、早出だけ週3日・早出と遅出を週4日といった勤務条件の異なるスタッフを受け入れていこうと考えています。
働きやすい環境、家庭環境に応じた出勤が可能にするためです。


スペックを見るに、各グループ毎に1ソフトを使用して作成すれば問題ないのでしょうか。

いままで、導入を検討したこともありますが、デモ段階でのあまりにもの組め無さに断念してきました。
このソフトに期待大です。

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主 情報展開、ありがとうございます

ご利用の検討に当たって、

・人数の制限:理論的には35人という制限がありませんが、シフト表をExcelシートA4版1枚で印刷する手前、ヘッダー情報や勤務数などの行を入れると35人が限界と見ています。縦A3版でも良いと考えるその垣根はなくなりますが、当面はA4横1枚で考えています。

・ユニット間の兼務:個々のユニットで職員が閉じて(複数のユニット跨ってもかまいませんが、兼務なし)いればと大丈夫ですが、これは勤務表の中でユニット情報がないことに起因しています。従って、当日に誰がどちらのユニットを担当するかは、その日の予定表で指示する必要があります。私のいた二番目の老健では2F、3Fを一つのシフト勤務表で管理していました。

・男性・女性の区分:特に複数の夜勤者の場合、異性からなるコンビネーションは避けるべきかも知れませんが、現状は考えていません。むしろ、利用者さんの夜間の問題行動から女性だけだと危険で避ける必要もありました。

・【早】番【遅】番:【遅】番に関しては、翌日が【早】番の場合は避けています。また、お子さんのいる職員のために、【早】番 或いは及び【遅】番はダメという条件設定も可能です。

・非常勤職員:私も非常勤の職員(平均週3日の連続勤務)でしたから、本シフト勤務表は利用可能です。しかし、課題はあります。つまり、非常勤の勤務は常勤者のリソース不足を埋める役割を持たせるものですが、週3日連続というわがままはこれと相反します。このため、私のような例、希望勤務として最初に割り当てる必要があります。このためかどうか解りませんが、私の場合、他の職員が嫌う土日が割り当てられることが多くありました。非常勤職員をお考えの場合、勤務形態の契約は、本ツールの特徴を知っておく必要があります。

・勤務の偏り:これは特定の人がやっても起こる問題ですが、乱数(簡単に言えばサイコロを振って)をベースに席を順次割りあてるために偏りが起こります。例えばサイの目が6のとき夜勤とすると、夜・明・休を基本単位としてそれが連続する場合が発生します。トータルの夜勤限度回数は、個人毎に定義しておく必要があります。Σ(夜勤予定数)は必要数以上
であることが必要なため、結果は夜勤限度回数を下回ることがあります。夜勤手当を当てにしている方には申しわけないですが。

・夜勤専門の方の扱い:常勤の場合、【日】勤をゼロで登録いただく必要があります。その場合、夜・明・休を1クルーとしていますので連夜勤(夜・明の連続)は行っていません。また、非常勤者の場合は、希望勤として定義する必要があります。

以上、宜しくお願いします

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主 シフト勤務表の作成は手作業で行われていますか

本格的なツールはその利用料でかなりの値がすると思いますが、皆様の職場ではどのように作成されていますか。苦労話などありましたらお聞かせ願えませんか。

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